قسم الشؤون المالية

قسم الشؤون المالية 2018-08-19T11:54:33+00:00

م.م. خولة شهاب نجم

مدير قسم الشؤون المالية


السيرة الذاتية والعلمية :

مدير قسم الشؤون المالية / الجامعة التقنية الجنوبية

التخصص العام : محاسبة

التخصص الدقيق : محاسبة ادارية

الشهادة الجهة المانحة للشهادة الاختصاص تاريخ الحصول عليها
بكلوريوس جامعة البصرة محاسبة 1981
ماجستير جامعة البصرة محاسبة ادارية 2006
ت المنصب جهة العمل الفترة من – الى
1 محاسب جامعة البصرة 1990-1993
2 مقرر قسم قسم المحاسبة 1993-1995
3 رئيس قسم قسم المحاسبة 2010 – 2014
4 مدير قسم الشؤون المالية/ رئاسة الجامعة التقنية الجنوبية 2014 – حتى الوقت الراهن

.

تأسس قسم الشؤون المالية عند استحداث الجامعة التقنية الجنوبية في شهر اب 2014 حيث تم العمل بالقسم بشكل فعلي عند انفصال الجامعة اداريا  وماليا عن هيئة التعليم التقني في شهر شباط 2015 يقوم قسم الشؤون المالية بمتابعة احتياجات الجامعة المالية والعمل على انجاز الاعمال من خلال نشاط كل شعبة من شعب القسم التابعة للقسم المالي وكلا حسب اختصاصه تعتبر شعب القسم المالي وحدة واحدة متكاملة مع بعضها ضمن عائلة قسم الشؤون المالية.

مهام القسم :

1-  إعداد وتنفيذ الموازنة المالية السنوية بالتنسيق مع تشكيلات الجامعة الاخرى. 

2-  مسك السجلات الحسابية المطلوبة.

3- متابعة تمويل حساب الجامعة من وزارة المالية لكونها من الدوائر التي تستخدم النظام المحاسبي اللامركزي.

4-  سحب وإيداع المبالغ النقدية من وإلى المصرف، وإجراء عمليات الصرف من خلال تنظيم الصكوك ومستندات الصرف والقيد، وإجراء التسويات المالية.

5- إعداد الحسابات الشهرية (ميزان المراجعة، جداول المصروفات، جداول الإيرادات، مطابقة كشف المصرف مع الحساب الجاري)، وتقديمها إلى وزارة المالية.

6- إعداد الحسابات الختامية في نهاية السنة المالية، وتقديمها إلى الجهات ذات العلاقة في وزارة المالية وديوان الرقابة المالية.

7-إجراء المناقلات المالية بين أبواب موازنة الجامعة لتغطية احتياجاتها وفق ما تنص عليه تعليمات تنفيذ الموازنة.

8- تنظيم مخازن الجامعة وكل ما يتعلق بتسهيل موجوداتها وجردها وتدقيقها وشطب ما يستهلك وفق القوانين والأنظمة والتعليمات وتامين تجهيز التشكيلات والأقسام بما تحتاجه من الأجهزة والمعدات والكتب والقرطاسية والاثاث واللوازم واتخاذ الإجراءات اللازمة للقيام بعمليات الشراء

9- تقديم الاستشارات المحاسبية والمالية، ومشاركة موظفو القسم في اللجان التحقيقية والتدقيقية والتفتيشية التي تؤلف من قبل الوزارة أو الجامعة.

10- وضع الخطة السنوية الخاصة بعمل الجامعة، فضلاً عن أية مهام أخرى يكلف بها

الهيكل التنظيمي لشعب قسم الشؤون المالية :

1.شعبة الحسابات:

 وتتكون من :

-الصرف

-الصندوق.

-السجلات.

-الرواتب

عمل حسابات الديوان:

-عمل  الصرف

      1-  تنظيم مستندات الرواتب لرئاسة الجامعة والكليات التابعة لها ومستندات التمويل الخاصة بالتشكيلات.

     2-  تنظيم مستندات مخصصات الايفاد داخل وخارج العراق.

     3-  تنظيم مستندات الصرف الخاصة بأجور نشر البحوث للسادة التدريسيين.

     4-  تنظيم مستندات الصرف الخاصة بمخصصات طلبة الماجستير داخل العراق.

     5-  تنظيم مستندات الصرف الخاصة بأمانات الدوائر .

     6-  تنظيم مستندات الصرف الخاصة بالطلبة المجازين دراسيا خارج العراق .

     7-  تنظيم مستندات الصرف الخاصة بلجان المشتريات ولجان الصيانة لرئاسة الجامعة والكليات التابعة لها.

     8-  تنظيم مستندات الصرف الخاصة بأجور الانترنيت لرئاسة الجامعة والكليات التابعة لها

     9-  تنظيم مستندات الصرف الخاصة .

    10- تنظيم مستندات الصرف الخاصة بهيئة التقاعد الوطنية (تسديد 7% +12%) .

    11- تنظيم مستندات الصرف الخاصة برواتب الاجور اليومية.

-عمل الصندوق

1 –   توزيع رواتب السيد رئيس الجامعة والسادة المساعدين والموظفين لكل شهر .

2-   استلام المبالغ المعادة من قبل الكليات وايداعها لدى المصرف كأمانات.

3-   يتم غلق الصندوق كل شهر وايداعه لدى المصرف (بوصل).

4-   توزيع كافة المستحقات من ايفادات –ساعات اضافية- اجور مكالمات- رواتب الاجور اليومية – والمكافئات.

5-   تنظيم سجل خاص بالصكوك كافة لرئاسة الجامعة والكليات التابعة لها.

6-   ترقيم المستندات كافة وحفظها بفايل بوكس بشكل منظم.

-عمل السجلات:

يتم مسك السجلات التالية:

1-  سجل اليومية يقوم الموظف المختص بتنزيل كافة المستندات للصرف والقيد وتدقيقها من قبل الرقابة الداخلية ومطابقتها وطبعها على الحاسبة وارسالها الى مركز الوزارة (المالية) لاستحصال الرواتب الشهرية وتبقى نسخ للحفظ في قسم الشؤون المالية.

2-  سجل السلف يقوم الموظف المختص بتنزيل كافة مستندات الصرف والقيد وتدقيقها ومطابقتها في نهاية الشهر مع سجل اليومية واطفاء السلف ذاتيا عندما يقوم الموظف بتنزيل مستندات القيد.

3-  سجل المصروفات يقوم الموظف المختص بتنزيل كافة مستندات الصرف والقيد وتدقيقها ومطابقتها في نهاية الشهر مع سجل اليومية وتوقيعها من الموظف والمدقق والمحاسب ومدير المالية ورئيس الجامعة وارسالها الى وزارة المالية وزارة التعليم العالي وهذا العمل مستمر لكل شهر .

4-  سجل الامانات يقوم الموظف بتنزيل جميع المستحقات المالية وتدقيقها وارسالها الى الدائرة المعنية بالاستقطاع .

5-  ارشفة الشعبة يقوم الموظف المختص بأرشفة عمل شعبة السجلات بتصفير كافة الجداول والموازين وطباعة الجداول الجديدة بعد تدقيقها ومطابقتها في الشعبة وارسالها الى وزارة المالية ووزارة التعليم العالي .

6-  اخيرا يقوم مسؤول الشعبة بالأشراف المباشر على كافة اعمال الشعبة وبشكل ملموس وتقديم المساعدة لكل موظف وابداء المشورة اللازمة لكل شخص في الشعبة وتقديم الاجابة لهم بالسرعة الممكنة كذلك يقوم بكتابة قيود التسويات الخاصة بصرف السلف فلكل سلفة قيد تسوية ويدقق كافة المستندات القيدية وتوقيعا من قبل محاسب الجامعة ومدير المالية والمدقق وحفظها.

 عمل الرواتب

1-  تنظيم قوائم الرواتب.

2-  اعداد استمارات اخر راتب للمنقولين والمنسبين.

3-  احتساب الكفالات الدراسية .

4-  احتساب المستحقات الدراسية .

5-  القيام بتأييدات الرواتب.

6-  حفظ البريد ومتغيرات الرواتب.

7-  القيام بتنظيم القوائم المفردة في حالة التعينات الجديدة.

8-  اعداد رواتب العمل الصيفي

9-  القيام بالإجابة على استفسارات كافة المنتسبين.

10-     القيام بالإجابة على كافة الاوامر والكتب الرسمية الخاصة بالرواتب.

3- شعبة التجهيزات:

يشتمل عمل الشعبة على:

1- استلام المواد المشترات بكافة انواعها واصدار سند ادخال فيها .

2- حفظ المخزون السلعي حسب انواعها في مخزن مختص وتابع لرئاسة الجامعة.

3- اصدار سندات الاخراج المخزني للمواد التي يتم استلامها من قبل اقسام الرئاسة ومن تشكيلات الجامعة.

4- تسجيل المواد المستلمة والمسلمة في سجلات مخزنيه مختصة .

5- القيام بعملية الجرد الدوري للتحقق من مطابقة الارصدة في السجلات مع الموجود الفعلي في المخازن .

6- استلام كل الهدايا والمنح المقدمة من جهات مختلفة الى الجامعة وتقديم مذكرة لغرض تثمينها واثباتها في السجلات.

7- تقديم مذكرة لغرض اجراء عملية الشطب لجميع المواد المستهلكة.

8- تقديم التقارير الدورية الخاصة بعملية الجرد.

9-  تقديم التقارير الخاصة بعملية الجرد السنوي وعملية المطابقة للمخزون السلعي.

4- شعبة التخطيط المالي :

تقوم الشعبة بتهيأة واعداد الموازنة التقديرية السنوية ومناقشتها مع وزارة المالية وتحديد احتياجات ومستلزمات الكليات والمعاهد والمراكز التابعة للجامعة من خلال توفير التخصيصات المالية للمستلزمات السلعية والخدمية والموجودات الثابتة والصيانة وتمويل الرواتب ومتابعتها شهريا مع وزارة المالية ومتابعة المناقلات بين اعتمادات تخصيصات الموازنة ومتابعة الكتب الواردة من الوزارة والتعليمات وتعميمها على التشكيلات التابعة للجامعة ومتابعة الكتب والاستفسارات الواردة من الكليات والمعاهد واقسام الجامعة والاجابة عليها.

5- شعبة التوحيد والتقارير:

تقوم الشعبة بجمع وتوحيد موازين المراجعة الصادرة من الكليات والمعاهد بميزان موحد لتشكيلات الجامعة من كليات ومراكز ومعاهد البالغ عددها (9) تشكيلات بالإضافة الى ديوان رئاسة الجامعة واعداد جداول المصروفات على مستوى الجامعة بخصوص استغلال وتنفيد الصرف ضمن التخصيصات المالية بموجب الموازنة الفدرالية وتحديد نسبة التجاوز في الانفاق ضمن التخصيصات المعتمدة في الموازنة واعداد جداول الايرادات على مستوى الجامعة ومطابقة كشف البنك الموحد.

6- حسابات الخطة الاستثمارية :

تقوم الشعبة بتنفيذ النفقات للمشاريع الرأسمالية ضمن الموازنة الاستثمارية للمشاريع المتعاقدة مع الجامعة وصرف التخصيصات المعتمدة من خلال تدقيق واحتساب ذرعات العمل المقدمة من قبل القسم الهندسي ومتابعة التمويل المطلق من قبل وزارة التخطيط واعداد جداول مبوبة شهريا تتضمن مصروفاتها الذي تتوقف عليه اليه التمويل من وزارة المالية واعداد الموازين الشهرية ومتابعة المناقلات بين المشاريع ضمن الخطة السنوية للموازنة الاستثمارية.

انجازات قسم الشؤون المالية:

1- تنفيذ الميزانية بعد إقرارها حسب لوائح الصرف والتحصيل وعمل الارتباطات اللازمة من الميزانية حسب اللوائح وتوزيعها على البنود المختلفة حسب طبيعة ونوع الصرف وخصم المبلغ من البند المخصص ومركز التكلفة المستفيد.

2- الاحتفاظ بسجلات الارتباطات التفصيلية لجميع البنود والبرامج.

3- متابعة الأرصدة دوريا لجميع البنود ورفع التقارير عن الموقف المالي لموازنة الجامعة.

4- مراجعة التخصيصات غير المستخدمة والعمل على تحديثها لتطبيق الاستغلال الأمثل للميزانية.

5- متابعة الاعتمادات المالية المختلفة ومقارنتها بالصرف الفعلي وعمل التعديلات اللازمة وفقاً للتعليمات المعتمدة.

العمليــــات الماليــــــــــــة:

المصروفـــــات:

-إصدار الشيكات ومستندات الصرف .

-تنفيذ إجراءات الصرف والقيد المتعلقة بالمستحقات الخاصة بعمليات الشراء.

-تنفيذ إجراءات الصرف والقيد المتعلقة بالخدمات والصيانة المختلفة للمباني وموجودات الجامعة وكذلك صيانة أجهزة وشبكة الحاسب بالجامعة، مع حفظها فى ملفات خاصة وارشفتها.

-متابعة تعويض وصرف السلف النقدية (الدائمة – المؤقتة وبدل السفر) طبقا للوائح المالية.

-عمل القيود المحاسبية اللازمة المتعلقة بالمصروفات الفعلية المختلفة.

-عمل التسويات اللازمة في نهاية كل فترة مالية لتحميلها بما يخصها من مصروفات.

الإيـــــرادات:

 -متابعة التحصيل النقدي وتحويله لإيرادات الجامعة بمختلف أنواعها وفقا للوائح التحصيل.

-إصدار سندات القبض لجميع الأموال النقدية والشيكات المستلمة والخاصة بالجامعة وتوريدها لحساب الصندوق ومن ثم الى حساب البنك.

-متابعة الحصول علي إشعارات التحصيل وكشوفات البنك وإجراء المطابقة علي السجلات الخاصة بدلك وإعداد التسويات اللازمة بالإيرادات مع رفع التقارير الأسبوعية لمراجع الحسابات.

-عمل القيود والتسويات اللازمة الخاصة بالإيرادات لكل فترة مالية.

-مسك السجلات والدفاتر الخاصة بالإيرادات وفقا للوائح المالية المنظمة لذلك.

-متابعة أموال الجامعة بالبنك واعداد المراسلات المتعلقة بالصرف والتحصيل وعمل المطابقة الشهرية بين كشوفات الحسابات الجارية مع الأرصدة الدفترية.

-عمل التسويات اللازمة بعد المراجعة الشهرية لمطابقة الحسابات.

الســـجلات المـــالية والحسابيـــة:

 -حفظ جميع سندات الصرف والقيد والقبض الصادرة فى ملفات خاصة بها ويتم تسجيلها فى اليومية ودفاتر الاستاذ العام وفقا للائحة الصرف والتحصيل واللائحة المالية مع ارشفة كافة مستندات الصرف وقيود اليومية.

-تدقيق ومراجعة الكشوفات الشهرية لجميع الحسابات بأنواعها ويتم إجراء التسويات اللازمة.

-أعداد الحسابات الختامية والتقارير المالية:

-اعداد الموقف المالي للجامعة شهريا مرفقا به تقارير حسابات السلف والذمم المدينة والذمم الدائنة والإيرادات وغيرها.

-أقفال الميزانية الحالية ويعد بها تقرير مفصل وتتم عمل التسويات المحاسبية اللازمة ان وجدت.

-فتح حسابات للدورة الجديدة ويتم ترصيد جميع البنود المعتمدة .

-اعداد الحسابات الختامية مرفقا به تقارير تفصيلية لجميع حسابات الجامعة ويرفع الى إدارة الجامعة لاعتماده بعد تدقيقه ومراجعته من قبل المدقق الخارجي.

-أعداد التقارير المالية اللازمة حسب الطلب.

-يقوم الموظف المختص بأرشفة عمل شعبة السجلات بدأ بالمستندات  بتصفير كافة الجداول والموازين وطباعة الجداول الجديدة بعد تدقيقها ومطابقتها في الشعبة وارسالها الى وزارة المالية ووزارة التعليم العالي .

-حيث تم اعداد الحسابات الختامية لكل سنة  ومناقشتها مع هيئة الرقابة المالية العاملة في الجامعة وتمت المصادقة على حسابات السنوت 2015  و 2016 واستلام سجل التوحيد المصادق عليه من وزارة المالية , كذلك تمت المناقشة الخاصة بحسابات سنة 2017 وبانتظار المصادقة عليها.