الهيكل التنظيمي للاقسام التابعة الى رئيس الجامعة

أمانة الجامعة

الهيكل التنظيمي لقسم أمانة الجامعة :

مدير قسم امانة الجامعة

المهام والواجبات :

  • الاشراف على منتسبي القسم وتوزيع المهام حسب الشعب .
  • صياغة الخطط والبرامج لعمل القسم .
  • الاطلاع على البريد الوارد للقسم واحالته الى الشعب المتخصصة .
  • الاجابة على استفسارات الكليات والمعاهد فيما يتعلق بمحاضر مجالس الكليات والمعاهد وكل ما يتعلق بشؤون القيادات .
  • اعداد المطالعات اللازمة لتقديم المعلومات الى وزارة التعليم العالي والبحث العلمي في مختلف المجالات .
  • رعاية مهام مقررية لجنة الترقيات العلمية في الجامعة فضلا عن الاعتراض على الترقيات
  • عضوية اللجان ذات العلاقة داخل الجامعة .

مسؤول شعبة مقررية مجلس الجامعة

المهام والواجبات :

  • تهيئة جدول اعمال مجلس الجامعة بعد استكمال الاوليات مع الجهات المعنية .
  • اعداد محاضر جلسات مجلس الجامعة وتهيئة المرفقات المتعلقة بتوصياته ومقرراته .
  • متابعة تنفيذ القرارات الصادرة عن هيئة الرأي الخاصة بمعاوني العميد ورؤساء الاقسام العلمية واستكمال متطلبات الترشيح والتكليف والتمديد ومصادقتها .
  • العمل على تنفيذ الاجراءات المتعلقة بالتكليفات
  • انجاز التكليفات الواردة من السيد مدير القسم كافة.
  • فهرسة المخاطبات الرسمية الصادرة والواردة من الوزارة ومجلس الجامعة وحفظها.

مسؤول شعبة المصادقات

المهام والواجبات :

  • الاطلاع على محاضر مجالس الكليات والمعاهد واحالتها الى الاقسام العلمية المعنية لاستحصال الراي بشانها.
  • توحيد اراء الاقسام العلمية بشان محاضر الكليات والمعاهد لعرضها على السيد المساعد العلمي ومن ثم على السيد رئيس الجامعة لاستحصال المصادقة بشانها .
  • انجاز المصادقات واعلام الكليات والمعاهد بشان تنفيذ ما ورد فيها .
  • تهيئة فقرات مجلس الجامعة واعداد جدول اعمال المجلس .
  • انجاز محضر مجلس الجامعة بعد الاجتماع واحالته الى هيئة الراي في الوزارة
  • متابعة المصادقة على محضر مجلس الجامعة من قبل الوزارة واحالته الفقرات الى الاقسام العلمية .
  • استلام منهاج اجتماع هيئة الراي واحالة الاجابات على فقرات الاجتماع لعرضها على السيد رئيس الجامعة.
  • انجاز استمارات الترشيح للمناصب القيادية في رئاسة الجامعة والكليات والمعاهد
  • اصدار الاوامر الادارية الخاصة بالتكليف بالمناصب القيادية .
  • انجاز استمارات كشف الذمة الاولي والسنوي والنهائي لشاغلي المناصب القيادية.

مسؤول شعبة شؤون المواطنين

المهام والواجبات:

  • الاهتمام بشؤون المواطنين من خلال استمارات المقابلات المقدمة مباشرة الى السيد رئيس الجامعة.
  • احالة تلك الاستمارات الى الاقسام العلمية لبيان الآراء بشأنها.
  • عرض تلك الاستمارات على انظار السيد رئيس الجامعة وحضوره مقابلات المواطنين .
  • الاتصال بالمواطنين وابلاغهم عن موعد مقابلاتهم بعد استحصال موافقة السيد رئيس الجامعة
  • تبليغ الوزارة بتقرير شهري تفصيلي بمقابلات السيد رئيس الجامعة
  • انجاز تكليف الكليات والمعاهد رسميا او الاشخاص بما اسفرت عنه تلك المقابلات .
  • اصدار الاوامر الادارية بمجالس الكليات والمعاهد بعد استكمال الترشيحات الواردة في الفقرة (7) واعلام كافة الجهات المعنية بها .
  • حضور الاجتماعات وورش العمل التي تقام في الوزارة بشان شؤون المواطنين وتقديم تقرير مفصل عن نتائج الورشة او الندوة .
  • تزويد الوزارة بتقرير شهري عن التغيرات في شؤون القيادات في رئاسة الجامعة او الكليات والمعاهد والتي تخص السادة العمداء او المعاونين او رؤوساء الاقسام .
  • انجاز كتب الشكر والتقدير لمنتسبي الجامعة او منتسبي الكليات والمعاهد كافة التي يوعز بها السيد رئيس الجامعة او المساعدين .
  • الاتصال المباشر بمدراء مكاتب السادة العمداء لانجاز كل ما يتعلق بشؤون المواطنين.

الهيكل التنظيمي لشعب قسم ضمان الجودة والاداء الجامعي:

مدير قسم ضمان الجودة والاداء الجامعي

المهام والواجبات :

  • الاشراف على منتسبي القسم وتوزيع المهام حسب الشعب .
  • صياغة الخطط والبرامج لعمل القسم
  • الاطلاع على البريد الوارد للقسم واحالته الى الشعب المتخصصة
  • الإجابة على استفسارات الكليات والمعاهد في ما يتعلق بتطبيق معايير الجودة في كللياتهم ومعاهدهم .
  • اجراء زيارات ميدانية للكليات والمعاهد كافة لالقاء المحاضرات وتدقيق مدى تطبيق الكليات والمعاهد لمعايير الجودة .
  • تحديد نقاط الخلل في أداء الكليات والمعاهد وتحديد حجم الفجوة في الأداء .
  • مخاطبة الكليات والمعاهد وتحديد اطر عمل مطابقة للمعايير فيما يتعلق بإنجاز الحقائب التعليمية والتوصيف الوظيفي وغيرها .
  • القاء محاضرات على منتسبي ديوان الجامعة لإشاعة ثقافة الجودة بينهم .
  • اعداد المطالعات اللازمة لتقديم معلومات الى وزارة التعليم العالي والبحث العلمي في مختلف المجالات .
  • ملئ المحاور المتعلقة بدليل المؤشرات الكمية والنوعية وارسالها الى الوزارة .
  • متابعة انجاز قاعدة بيانات محدثة خاصة بالتدريسيين والفنيين والبنى التحتية لكليات الجامعة ومعاهدها .
  • عضوية اللجان ذات العلاقة داخل الجامعة وفي مركز وزارة التعليم العالي والبحث العلمي .
  • إقامة دورات تدريبية وتطويرية للعاملين في وحدات الجودة والأداء الجامعي في الكليات والمعاهد التابعة للجامعة كافة.

مسؤول شعبة ضمان الجودة

المهام والواجبات :

  • العمل على إشاعة ثقافة الجودة في وكليات ومعاهد الجامعة والمجتمع المحلي.
  • الاهتمام بكل جديد في مجال الجودة وايصاله الى كليات الجامعة ومعاهدها  لتعزيز تطبيق معايير الجودة .
  • متابعة أنشطة شعب ضمان الجودة والأداء الجامعي في كليات الجامعة ومعاهدها.
  • تعزيز الأنشطة التي تسهم في تطبيق معايير الجودة في كليات الجامعة ومعاهدها.
  • تحديد نقاط الخلل والعمل على ازالتها في كليات الجامعة ومعاهدها كافة.
  • تعزيز تطبيق معايير الجودة ضمن محاور العملية التعليمية (محور التدريس , محور الطلبة , محور المنهج الدراسي , محور البنى التحتية) .
  • انجاز حقائب تعليمية مثالية للمواد الدراسية كافة تحقيقاً لشعار (حقيبة تعليمية لكل مادة دراسية)
  • تحقق زيارات ميدانية لكليات الجامعة ومعاهدها كافة لمتابعة تطبيق معايير الجودة فيها .
  • متابعة الأوامر الواردة من الوزارة وايصالها الى كليات الجامعة ومعاهدها كافة بما يعزز تطبيق معايير الجودة .
  • المشاركة في المؤتمرات والندوات في الكليات والمعاهد التابعة للجامعة .
  • المشاركة في المؤتمرات والندوات داخل العراق والتي تقيمها الجامعات العراقية وبقية المؤسسات البحثية ومختلف الوزارات .

مسؤول شعبة التدريب والدعم الفني

المهام والواجبات :

  • إقامة الدورات التدريبية في مجالات الجودة والاعتماد .
  • تصميم البرامج الحاسوبية في مختلف المجالات بما يعزز بناء قواعد بيانات متطورة للانشطة في كليات الجامعة ومعاهدها كافة .
  • انجاز قاعدة بيانات التدريسيين العاملين في كليات الجامعة ومعاهدها (يتم ارسال التغييرات من الكليات والمعاهد وتحديثها كل ثلاثة اشهر )
  • انجاز وتحديث قاعدة بيانات الفنيين العاملين في كليات الجامعة ومعاهدها (يتم ارسال التغييرات من الكليات والمعاهد وتحديثها كل ثلاثة اشهر)
  • انجاز وتحديث قاعدة بيانات الاداريين العاملين في كليات الجامعة ومعاهدها (يتم ارسال التغييرات من الكليات والمعاهد وتحديثها كل ثلاثة اشهر )
  • تزويد الجهات المستفيدة الاحصائيات الضرورية والمتعلقة بـ (التدريسيين , الفنيين , الإداريين ) كافة.
  • تزويد الوزارة بالاحصائيات الخاصة بـ (التدريسيين , الفنيين , الإداريين )العاملين في كليات الجامعة ومعاهدها كافة.
  • تزويد الجهات ذات العلاقة بمختلف البيانات الخاصة بـ (التدريسيين , الفنيين , الإداريين).
  • تزويد الجهات ذات العلاقة بمختلف الاحصائيات المتعلقة بأعداد الطلبة وفقاً للتخصصات (تكنولوجي , طبي , اداري , زراعي , فنون تطبيقية ) ووفقاً لحاجتهم لتلك الاحصائيات .
  • اجراء تحديث يومي للبيانات الخاصة بـ (التدريسيين , الفنيين , الإداريين) وفقاً للأوامر الإدارية التي تصدر من قبل ديوان الجامعة.

مسؤول شعبة تقويم الاداء

المهام والواجبات :

  • الاشراف على تقييم اداء اعضاء الهيئة التدريسية والموظفين في الجامعة كافة من خلال الاطلاع على التقارير المرافقة للتقييم الالكتروني .
  • تحديث البيانات الخاصة بملاك رئاسة الجامعة والاشراف على تحديث بيانات ملاك الكليات والمعاهد بشكل مباشر.
  • انجاز تقييم اداء القيادات العليا /العمداء سنوياً والاشراف على توثيق متطلبات استمارة التقييم الالكترونية كافة .
  • اكمال الاشراف على توثيق تقييم اداء السيد رئيس الجامعة سنوياً من خلال استمارة خاصة ترسل من قبل الوزارة.
  • توحيد التقييمات للقيادات العليا والتدريسيين والموظفين كافة وارسالها سنوياً الى مقر الوزارة .
  • انجاز تقييم ذاتي سنوي لاداء الاقسام العلمية في تشكيلات الجامعة كافة .
  • انجاز تقييم ذاتي سنوي لاداء الجامعة.
  • تزويد الجهات ذات العلاقة بالتقييمات السنوية لكافة السنوات المطلوبة للمنتسبين (التدريسيين , الفنيين , الإداريين ) كافة.
  • تقييم جودة أداء المديريين (التدريسيين وغير التدريسيين ) والموظفين على الملاك الدائم (التدريسيين وغير التدريسيين ) والموظفين (المهنيين والحرفيين ) والموظفين (السواق , الحرس الأمني , الفلاحيين , العمال ) وبنظام SPSS .

مسؤول شعبة اعتماد المختبرات

المهام والواجبات :

  • مراقبة مواصفات المختبرات وتدقيقها مع متطلبات المواصفات القياسية المعتمدة .
  • تحديد المواصفات الفنية للأجهزة والمعدات وترميزها وتوثيق بياناتها بالتنسيق مع مسؤولي المختبرات في الجامعة والجامعات الأخرى .
  • متابعة تنفيذ برامج المعايرة للأجهزة والمعدات مع الجهات ذات العلاقة .
  • التنسيق بفتح دورات مبرمجة لتدريب العاملين في المختبرات بحسب الاختصاصات وفق المواصفات الدولية والمعايير الوطنية .
  • التنسيق مع قسم اعتماد المختبرات في وزارة التعليم العالي والبحث العلمي / جهاز الاشراف والتقويم العلمي لتطوير أداء المختبرات وتحسينها لتحقيق اعتماد المختبرات من قبل احدى الجهات المتخصصة وذات العلاقة .
  • ترشيح مسؤول الجودة في كل مختبر بحسب التخصص على مستوى الجامعة .
  • اتخاذ ما يلزم لتفعيل الإجراءات والمتطلبات التي يحددها فريق اعتماد المختبرات ميدانياً .
  • التنسيق مع الجهات ذات العلاقة في البلد لفتح دورات تخصصية لتخريج كوادر من مدققين وفاحصين جودة اعتماد المختبرات .
  • اجراء تدقيق داخلي فعال لعينات عشوائية في المختبرات وبالجهود الذاتية للوقوف على مدى كفاءة الفحوص بين فترة وأخرى .

مسؤول شعبة الاعتماد الاكاديمي

المهام والواجبات :

  • متابعة المحاور الخاصة بتطبيق معايير الجودة وتنفيذها للحصول على الاعتمادية في التعليم .
  • متابعة قرارات مجلس ضمان الجودة في الجامعة .
  • تهيئة المستلزمات الخاص بأجتماع مجلس ضمان الجودة .
  • المشاركة في الندوات والمؤتمرات والدورات
  • نشر ثقافة الجودة في الجامعة .
  • اعداد ملف تقييم منتسبي الاداء .

الهيكل التنظيمي لشعب قسم الرقابة والتدقيق الداخلي:

 

مدير قسم  التدقيق والرقابة الداخلية

 

المهام والواجبات :

  • الاشراف على جميع منتسبي القسم وتوزيع المهام فيما بينهم .
  • الردعلى المخاطبات الرسمية.
  • وضع برنامج تدقيقي والاشراف على تنفيذه من قبل منتسبي القسم .
  • تدقيق جميع العمليات التي تخص الجامعة من معاملات الصرف الخاصة بالمشتريات والصيانة وأجور المحاضرات والرواتب وغيرها.
  • تدقيق جميع الإيرادات التي تحصل عليها الجامعة.
  • مطابقة مبلغ صك الرواتب المستلمة من الوزارة مع قيد الرواتب ومبلغ الضريبة والتقاعد.
  • تدقيق قوائم الرواتب وملاحظة التغيرات الحاصلة عليها وحسب الأوامر الإدارية الصادرة من الجامعة سواء كانت علاوات أو ترفيعات وغيرها من المتغيرات.
  • تدقيق موازين المراجعة الشهرية وإرسالها إلى الوزارة .
  • تدقيق الحسابات الختامية وأعداد التقارير الخاصة بها.
  • القيام بعمليات مطابقة النقدية في الصندوق مع ما موجود في السجلات وختم سجل يومية الصندوق بختم التدقيق الداخلي .
  • تدقيق حساب المصرف في السجلات مع الرصيد النقدي لدى المصرف ومتابعة الشيكات الصادرة والغير مسحوبة.
  • تثبيت بعض الملاحظات على المعاملات الغير منجزة وبالقلم الأحمر.
  • تدقيق احتساب أجور المحاضرات سواء كانت صباحية أو مسائية مع ملاحظة النصاب واللقب العلمي واجر الساعة الواحدة للمحاضرين وحسب التعليمات الصادرة من الوزارة.
  • الرد على تقارير ديوان الرقابة المالية او اي جهة رقابية اخرى.
  • المحافظة على ممتلكات الدولة وبيان حالات الاختلاس المالي والسرقات مع تدوين الدعاوى القضائية أن وجدت.
  • القيام بزيارات ميدانية لمتابعة سير العمل في التشكيلات .
  • متابعة اجراءات التشكيلات بصدد الملاحظات الواردة في تقارير ديوان الرقابة المالية.
  • متابعة اجراءات تصفية الارصدة الموقوفة في التشكيلات .
  • القيام بعملية شطب المواد المستهلكة التالفة لتشكيلات الجامعة عن طريق لجنة مركزية تشكل من قبل رئيس الجامعة وتتواى مسؤولية تجميع استمارات الكليات والمعاهد وتدقيقها وحسب الصلاحيات وكذلك معاينة المواد المشطوبة وفقاً لتاريخ شراء المادة وتوصي اللجنة بشطب المواد المستهلكة.

 

مسؤول شعبة الرقابة الداخلية

المهام والواجبات :

  • خدمة الادارة في تحقيق اهدافها من خلال عمل الرقابة الداخلية.
  • مراجعة جميع العمليات المالية والادارية لغرض مساعدة الادارة العليا في التوصل الى الكفاءة في اتخاذ القرارات .
  • التحقق من تنفيذ الخطط الموضوعة وتقييم نسب تنفيذها وابداء الرأي وتحديد الانحرافات وتقديم الحلول لسد الثغرات التي تؤدي الى ضياع المال العام .
  • التأكد من صحة المعلومات المعروضة على الادارة ومن واقع مستندات صحيحة بالشكل الذي يؤدي الى منع الغش والتلاعب.
  • التأكد من ان المصروفات منفقة في الاغراض المحددة والتأكد من تحصيل الايرادات.

مسؤول شعبة التدقيق الداخلي

المهام والواجبات :

  • تدقيق رواتب منتسبي الجامعة .
  • تدقيق اجور المحاضرات .
  • تدقيق معاملات الصرف لرئاسة الجامعة .
  • تدقيق ذرعات المشاريع والسلف .
  • تدقيق الحسابات الختامية تمهيداً لإحالتها الى ديوان الرقابة المالية .

الهيكل التنظيمي لشعب قسم الاعمار والمشاريع :

 

مدير قسم  الاعمــــــــار و المشاريــــــــع

  • المهام والواجبات:
  • الإشراف على ادارة القسم باعماله الفنية والادارية وشعبه ووحداته كافة.
  • صياغة الخطط والبرامج لعمل القسم .
  • الاطلاع على البريد الوارد للقسم وأحالته الى الشعب المتخصصة .
  • التوجيه بتنفيذ الاعمال وتحديد الواجبات وتوزيع مهام القسم على موظفي القسم كافة كل حسب اختصاصه .

مسؤول شعبة التنفيــــــذ

المهام والواجبات :

   1- الاشراف على عمل  دوائر المهندس المقيم في التشكيلات التي تقوم بالإعمال الاتية :

  • أ‌- الاشراف على تنفيذ الاعمال الهندسية الخاصة بالمشاريع المحالة.
  • ب‌- اعداد اوامر التغيير والتوصية بمنح المدد الاضافية.
  • ت‌- اعداد السلف الخاصة بالإعمال المنجزة والمواد المطروحة.
  • ث‌- تنظيم الاضبارة الخاصة بالعمل وسجل الوقائع اليومية.
  • ج‌- التنسيق مع الجهات ذات العلاقة لتذليل معوقات التنفيذ.
  • ح‌- المشاركة في لجان الاستلام والذرعة النهائية وأي لجان او اعمال اخرى تنسجم مع عمل الشعبة وتدعم عمل القسم بصورة عامة.

2-‌ تشكيل لجان الذرعة المخفية التي تقوم بذرعة الاعمال المخفية اثناء التنفيذ.

مسؤول شعبة التخطيط

المهام والواجبات :

  • اعداد الدراسات المتكاملة (الجدوى الاقتصادية) لتحديد متطلبات انشاء المشاريع الجديدة او تأهيل الابنية القائمة وصيانتها وتحديد اولويات تنفيذها اعتمادا على استراتيجية التشكيل وإعداد خطط تنفيذها على كل من محوري مشاريع الخطة الاستثمارية او مشاريع تنمية الاقاليم ضمن الخطة السنوية او المستقبلية للوزارة.
  • تدقيق التصاميم المعدة من قبل المكاتب الاستشارية وبالتنسيق مع الاستشاريين او جهات تصميمية مختلفة مع تدقيق جداول الكميات والأسعار.
  • اعمال المسح الكمي وإعداد جداول الكميات المتضمنة المواصفات الفنية والأسعار وعمل قاعدة بيانات بالمواد المستخدمة في تنفيذ المشاريع.
  • دراسة الكفاءة التشغيلية للابنية المنفذة وتحديد نقاط الضعف لتلافيها في التصاميم المستقبلية بالاضافة الى الاطلاع على احدث التصاميم والمواد المستخدمة عالميا ضمن مشاريع الابنية الجامعية ودراسة امكانية الاستفادة منها بما يتلاءم مع متطلبات مشاريع الجامعة.
  • تقديم المشورة الفنية وحل اشكالات التنفيذ فيما يخص التصاميم وتدقيق المخططات المقدمة من قبل المقاول (AS BUILD) في حالة طلب دوائر المهندس المقيم.
  • المشاركة في لجان التسعير والمدد الاضافية واي اعمال بها لدعم عمل القسم بصورة عامة.

 

مسؤول شعبة المتابعــــــة

المهام والواجبات :

  • متابعة تنفيذ المشاريع والتدقيق الفني والمالي لتحديد نسب الانجاز بالاضافة الى الوقوف على المعوقات وتأشير الانحرافات وتقديم الحلول من خلال تشكيل لجان متابعة وبالتنسيق مع شعبة العقود الحكومية.
  • اعداد التقارير الشهرية والخاصة بمشاريع الخطة الاستثمارية بالاضافة الى التقارير والمواقف المطلوبة من الجهات ذات العلاقة وكذلك للمشاريع المنفذة على المحاور الاخرى.
  • تقييم اداء العاملين في المشاريع.
  • متابعة لجان التسعير والمدد الاضافية وبالتنسيق مع الشعب الاخرى.
  • متابعة لجان الاستلام والذرعة النهائية.
  • متابعة فحوصات المواد المستخدمة وتدقيقها في تنفيذ المشاريع والفحوصات الحقلية والمختبرية ومدى مطابقتها للمواصفات الفنية والقياسية المعمول بها.
  • متابعة استحصال -الموافقات الخاصة بالإنشاء في الدوائر ذات العلاقة كالكهرباء ودائرة الماء والآثار والبيئة … والخ.
  • القيام بأي اعمال تكلف بها الشعبة بما ينسجم مع عمل الدائرة .

الهيكل التنظيمي لشعب قسم التعليم المستمر:

 

مدير قسم  التعليـــــــم المستـمــــــــــر

المهام والواجبات :

1- ادخال البرامج الحديثة في الدورات التدريبية كالبرامج الالكترونية .

2- اقامة الدورات والندوات على وفق الحاجة وبآلية متجددة لضمان رقي المهارات التدريبية.

3- تعميق الصلة مع المجتمع وتعزيزها.

4- العمل على توفير المستلزمات المطلوبة لإقامة الدورات التدريبية .

5- المتابعة الميدانية في تنفيذ الدورات .

6- اصدار دليل التعليم المستمر للجامعة والذي يتضمن الدورات التدريبية المقترحة والمنفذة وتعميمه على الدوائر.

7- مفاتحة الشركات العاملة للقطاع (الخاص , العام .المختلط) لتعزيز الشراكة في مجال التدريب .

 

مسؤول شعبة التطوير والتدريب

المهام والواجبات :

  • تحديد الاحتياجات التدريبية للجامعة .
  • اعداد الميزانية التقديرية وتصحيح البرامج التدريبية .
  • اعداد الدراسات والبحوث التي من شأنها رفع كفاءة التدريب .
  • مراجعة تصميم البرامج التدريبية .
  • دراسة عروض الجهات المنفذة لبرامج التدريب وتقييمها.
  • متابعة خطط التدريب السنوية وتقييمها .
  • اكتشاف المهارات بين الاساتذة والطلبة وتعزيزها خدمة للصالح العام.

مسؤول شعبة المكتبة المركزية

المهام والواجبات :

  • العمل على توفير المقتنيات والكتب العلمية .
  • تزويد القاعات الخاصة بمجموعات المراجع وترتيبها وتصنيفها واعداد الفهرس.
  • ارشاد الزائرين الى المراجع وتقديم المعونة لهم .
  • اعداد احصاء دوري بأعداد المترددين .
  • استعارة الكتب من المكتبات الجامعية .
  • متابعة المستعيرين بإرجاع الكتب في المواعيد .
  • اتخاذ اجراءات التجليد والترميم .
  • اعمال الجرد السنوي .
  • الاحتفاظ بنسخ من الرسائل الجامعية .
  • اعداد موازنة شراء الكتب الجديدة .
  • اصدار نشرة دورية لمقتنيات المكتبة .
  • اعداد معارض الكتب النادرة .
  • تلقي قوائم الاشرطة المرئية والتسجيلات من دور النشر .
  • استخدام الانظمة الالكترونية في الحفظ والفهرسة .

الهيكل التنظيمي لشعب قسم الاعلام والعلاقات  العامة :

 

مدير قسم  الاعلام والعلاقات العامة

المهام والواجبات :

يعمل على التنسيق مع الجهات التي تتعامل معها الجامعة كافة من خلال فتح قنوات اتصال لترتيب اللقاءات الحكومية والرسمية مع الوفود الزائرة للجامعة وتهيئة المستلزمات الضرورية لعقد الاجتماعات والورش والمؤتمرات العلمية والندوات والدورات والتغطية الاعلامية الشاملة المرئية والمسموعة واصدار الدوريات كالصحف والمجلات .

مسؤول شعبة الاعلام

المهام والواجبات :

  • العمل على تغطية نشاطات الجامعة (مؤتمرات , انشطة , ندوات , حلقات نقاشية , احتفالات ) .
  • اصدار مجلة دورية تغطي نشاطات الجامعية .
  • التنسيق مع القنوات الاعلامية وتسهيل مهمتها .
  • تنظيم المؤتمرات والاحتفالات المركزية للجامعة .
  • متابعة جميع وسائل الاعلام المرئية والمسموعة .
  • تنظيم المقابلات التلفزيونية المطلوبة لرئيس الجامعة واي مسؤول اخر .
  • التوثيق الاعلامي لنشاطات الجامعة .

مسؤول شعبة المتابعة ( التنسيق )

المهام والواجبات :

  • الرد على الاستفسارات المتعلقة بأعمال الجامعة بالتنسيق مع الادارات المختلفة .
  • اعداد الكتيبات والرسائل الارشادية التوعوية والنشرات الدورية .
  • اعداد تقرير شهري بالتقارير الاعلامية .
  • التنسيق بين الادارات داخل الجامعة وخارجها .
  • الاشراف على تنظيم الاجتماعات التنسيقية مع الجهات المعنية .

مسؤول شعبة العلاقات العامة

المهام والواجبات :

  • التعريف بدور الجامعة والسعي لبناء صورة ايجابية لدى الجمهور الداخلي والخارجي.
  • نشر كل ما يخص الجامعة وعلى الاصعدة كافة.
  • تسهيل مهمة الاعلاميين للحصول على المعلومات المتعلقة بالجامعة .
  • التواصل مع وسائل الاعلام لنشر رسالة الجامعة وما تقدمه من خدمات للمجتمع.
  • تنظيم اللقاءات والمؤتمرات الصحفية لمسؤولي الجامعة.
  • عداد النشرات المتعلقة بفعاليات الجامعة واصدارها.
  • مساندة الكليات والمعاهد في تنفيذ الفعاليات والمؤتمرات.
  • مد جسور التواصل مع الجامعات العراقية والمنظمات والاتحادات.

الهيكل التنظيمي لشعب قسم الشؤون القانونية:

 

مدير قسم الشؤون القانونية

المهام والواجبات :

  • الإشرافعلى منتسبي الشعب وتوزيع المهام حسب الشعب .
  • صياغةالخطط والبرامج لعمل القسم .
  • الاطلاععلى البريد الوارد للقسم وأحالته الى الشعب المتخصصة .
  • الاجابةعلى استفسارات الكليات والمعاهد فيما يتعلق بالأمورالقانونية في كلياتهم ومعاهدهم
  • تمثيلالجامعة امام المحاكم ودوائر الدولة الاخرى .
  • اعدادالمطالعات اللازمة لتقديم المعلومات الى الجامعة في مختلف المجالات .
  • عضويةاللجان ذات العلاقة داخل الجامعة وخارجها .
  • ملاحظة مدى قيام الدائرة القانونية بأتختذ الاجراءات اللازمة بحق الموظفين ممن يثبت بحقهم عدم صحة صدور الوثيقة العائدة لهم من حيث اجراء التحقيق الاداري واحالة الاوليات الى مكتب رئيس الجامعة لغرض احالة المزورين الى هيئة النزاهة .
  • متابعةمحاضر لجان الاملاك والسكن ورقابة المعاهد والكليات من حيث آلية توزيع القطع السكنية وانجازها.
  • الاهتمام بحفظ  الدعاوى يدوياً والكترونياً وارشفتها.
  • متابعة قضايا الارهاب التي تصيب الموظفين (استشهاد ــ جرح ) ومدى تثبيت حقوق المتضررين جراء ذلك واعداد محاضر لجان بشأنها .
  • قيام القسم بتنظيم الكفالات للطلبة الدارسين داخل وخارج العراق وكالآتي :ـ
  • الكفالات للطلبة الدارسين خارج العراق (دكتوراه أو ماجستير) .
  • عقد بعثة
  • زمالات دراسية
  • أجازات دراسية
  • ملحق عقد

ب – الاجازات الدراسية للطلبة الدارسين داخل القطر (دكتوراه أو ماجستير)

ت – التفرغ العلمي .

ث – تعهد الباحثين .

مسؤول شعبة الاستشارات القانونية

المهام والواجبات :

  • تقديم المشورة للسيد رئيس الجامعة وللسادة مساعدي رئيس الجامعة و الاقسام و الشعب في رئاسة الجامعة .
  • تقديم الاستشارات القانونية للجامعة في الامور القانونية جميعها.
  • اعدادالمطالعات اللازمة لتقديم المعلومات الى رئاسة الجامعة في المجالات المختلفة .
  • تقديم المشورة القانونية للجامعة وتشكيلاتها من الكليات والمعاهد لتابعة لها في تطبيقات القوانين المختلفة وفي القضايا التي تحال إليها
  • توضيح الاحكام القانونية والنظر في صحة الاوامر والقرارات وبيان مدى مطابقتها للتشريعات المعمول بها.
  • اعداد مسودات العقود والاتفاقيات ووثائق التعهد التي تبرمها الجامعة مع الجهات ذات العلاقة ومراجعتها.
  • تقديم المقترحات والتوصيات التي تساهم في نشر الوعي في المجالات القانونية في الجامعة.

مسؤول شعبة الاملاك والسكن الجامعي

المهام والواجبات :

  • متابعة استملاك العقارات المخصصة للجامعة
  • متابعة رفع حالات التجاوز على املاك الجامعة
  • متابعة تخصيص اراضي للجامعة لأغراض التوسعات المستقبلية
  • متابعة أملاك الجامعة في الكليات والمعاهد .
  • توجيه الكليات والمعاهد بتثبيت ملكية الأراضي المشيدة عليها .
  • أعداد أرشفة كاملة لسند الملكية وفي السجلات المعدة لهذا الغرض والحاسبة كقاعدة بيانات .
  • التوجيه بمتابعة المنازعات الجارية بصدد أملاك الجامعة في الكليات والمعاهد كافة.
  • تنظيم اضابير الساكنين في كافة الوحدات السكنية وتصديق تعهداتهم .
  • تنظيم العقود الخاصة بإيجار الوحدة السكنية والتوقيع عليها وتصديقها.
  • مخاطبة الجهات المعنية للحصول على تاييدات بعدم امتلاك شاغلي الوحدات السكنية في مجمعات الجامعة هم وازواجهم واولادهم القاصرين لأية وحدة سكنية في المحافظة.
  • التوصية بتشكيل لجان الجرد لغرض جرد موجودات الوحدات السكنية الثابتة والمتحركة عند الاستلام والتسليم وتقديم المحاضر وتثبيت النقص ان وجد او الضرر في الاثاث والموجودات وتحديد ذلك ورفع التوصية لاتخاذ الاجراءات القانونية.
  • تنظيم معاملات طلب إشغال الوحدات السكنية وإستمارات نقاط المفاضلة وتثبيت التسلسل فيها بعد الحصول على الاوليات حول الموضوع .
  • تهيئة المؤهلين وترشيح المستحقين للسكن في الوحدات الشاغرة وإستحصال الموافقات بشأنهم .
  • مخاطبة دوائر ساكني الوحدات السكنية حول بدلات الإيجار واستيفائها بموجب التعليمات المقررة وفي كل ما يتعلق بتلك الوحدات حول الإجراءات الواجبة التنفيذ .
  • تنظيم أستمارات طلب الحصول على الأراضي السكنية واستلامها وتسليمها ومصادقتها بموجب التعليمات الخاصة للموظفين والتدريسيين في الجامعة ومخاطبة دوائر المنتسبين حول الموضوع.
  • انجاز محاضر السكن الجامعي وتدقيقها والغاء الحالات المخالفة لضوابط السكن المعدة بموجب استمارة السكن المعممة على التشكيلات التابعة للجامعة.
  • ازالة التجاوزات الحاصلة على المجمعات السكنية واحالة الحالات المخالفة لوحدة الحقوق لرفع دعوى قضائية لأخلاء المتجاوزين.

مسؤول شعبة الحقوق والدعاوي

المهام والواجبات :

  • إبداء الرأي القانوني فيما يتعلق بقضايا الإحالة على التقاعد ومنح القدم والإجازات “المرضية والاعتيادية والدراسية” ومنح المخصصات وتعديل الراتب وإضافة الخدمة وغيرها من الأمور القانونية المتعلقة بكليات الجامعة ومديرياتها كافة.
  • متابعة قضايا المزورين من الطلبة وصحة صدور الوثائق الدراسية العائدة لمنتسبي جامعتنا منذ عام 2003 ولحد الآن والتأكد من صـحة صدور الوثائق الدراسية العائدة للمعينين الجدد قبل مباشرتهم .
  • صحة صدور التقارير الطبية والإجازات المرضية والوثائق الدراسية للمراحل كافة لمنتسبي جامعتنا .
  • تسجيل البريد الخارجي وتصويره قبل إرساله الى الجهات المعنية وتفرقة وتسجيل البريد الداخلي بعد أخذ رقم صادر له من شعبة الصادرة .
  • إشراكهم كأعضاء قانونيين في اللجان التحقيقية .
  • حفظ البريد العائد للشعبة في ملفات خاصة به سواء ملف المزورين أو صحة الصدور أو الكتب العامة بعد تسجيله بسجل خاص .
  • اصدار الاوامر الجامعية بتشكيل اللجان التحقيقية ومتابعتها.
  • مخاطبة الجهات ذات العلاقة لغرض تنفيذ توصيات محاضر اللجان التحقيقية .
  • تدقيق محاضر اللجان التحقيقية وابداء الملاحظات اللازمة قبل رفعها للمصادقة.
  • ابداء الراي القانوني في الامور المتعلقة باجراء التحقيق والتظلمات المقدمة من قبل الاشخاص الذي صدرت بحقهم عقوبات انضباطية.
  • تسجيل البريد وتفريقه وتوزيعه الى الجهات ذات العلاقة.
  • حفظ المعاملات واللجان وتصوير الاوليات المتعلقة بموضوع المذكرات والشكاوي المقدمة من قبل المنتسبين داخل الجامعة او الشكاوي الواردة من خارج الجامعة كافة.
  • متابعة الدعاوى المقامة على الجامعة والمقامة من الجامعة على الغير والحضور إمام المحاكم حيث تقوم بمتابعة اجراءات التقاضي في المحاكم من قضايا التزوير ” طلبة

وموظفين ” وسرقة اموال الدولة وكل ما يخص الجامعة من حيث الدعاوى الخاصة بالعقود والمزايدات والمناقصات والاملاك التابعة للجامعة.

  • مراجعة الدوائر ذات العلاقة بالقضاء والدوائر العدلية .
  • الحضور إمام دوائر التنفيذ في المنازعات التنفيذية.
  • أعداد أرشفة الكترونية وقاعدة بيانات فيما يتعلق بالدعاوى والمعاملات التنفيذية لدى الكليات والمعاهد .

مسؤول شعبة المتابعة والارشفة الالكتروني

المهام والواجبات :

  • متابعة إجابة القسم عن الكتب الواردة من الجامعة والكليات والمعاهد .
  • متابعة شؤون الموظفين المفصولين السياسيين .
  • متابعة الوثائق المزورة .
  • طبع كتب المراسلات الجارية من الكليات والمعاهد .
  • متابعة المذكرات المرفوعة من قبل القسم إلى رئاسة الجامعة والأقسام الإدارية الأخرى .
  • تسجيل البريد الخارجي في سجلات خاصة بالبريد .
  • تسجيل البريد الصادر من الشعبة في سجلات خاصة .
  • توزيع البريد الخارجي على وحدات الشعبة .
  • حفظ البريد بأضابير خاصة حسب مفتاح الأضابير .
  • فهرسة البريد وجرد الأضابير .
  • الإجابة على الكتب التي تخص عمل الشعبة .
  • متابعة أجازات الموظفين المنتسبين للشعبة.
  • ارشفة الكتب الصادرة والواردة من الشعبة كافة والصادرة والواردة من الأقسام كافة ويتم حفظها على اقراص كل فترة زمنية اقصاها.
  • تنظيم مراجعة المواطنين.
  • تسلم التعاميم الواردة من الوزارة الخاصة بالقوانين والقرارات وتعديلاتها بشكل عام وحفظها ومتابعة تنفيذها.
  • تحديث القوانين والقرارات والأنظمة والتعليمات على ضوء القوانين والتعليمات التي تأتي إلى الجامعة.
  • حفظ جريدة الوقائع العراقية وتبويبها وفهرستها بوصفها مصدراً للقوانين والتعليمات ذات العلاقة
  • تنظيم فهرسة الكترونية للقوانين والتعليمات والتعديلات التي تمت بموجبها لتسهيل مراجعتها عند الحاجة.
  • توفير مكتبة قانونية تضم عدداً من الكتب القانونية والقوانين العراقية النافذة مع أخر التعديلات الحاصلة عليها.

مسؤول شعبة العقود والكفالات

المهام والواجبات :

  • متابعة الاجراءات القانونية الخاصة بالمزايدات ومن ضمنها تنظيم العقود وصياغتها ومتابعة تنفيذها وتوقيعها من  قبل الطرفين.
  • تنظيم العقود التي تكون الجامعة طرفا فيها وبمواضيعها المختلفة كعقود إيجار مواقع الجامعة وعقود العمل وعقود إكمال بحوث طلبة الدراسات العليا ضمن آلية التعاون بين الجامعة والمؤسسات الحكومية الأخرى
  • متابعة مستأجري مواقع الجامعة.
  • تنظيمالكفالات للطلبة الدارسين داخل العراق وخارجه.
  • متابعة الطلبة المرقنة قيودهم وتحصيل الديون الحكومية.
  • متابعة الطلبة المخلين خارج العراق وداخله.
  • تنظيم العقود للطلبة كافة / خارج العراق .
  • تحصيل الديون الحكومية كافة للطلبة المخلين في العراق وخارجه.

الهيكل التنظيمي لشعب قسم التصاريح الامنية:

مدير قسم  التصاريح الامنية

المهام والواجبات :

  • متابعة توجيهات الوزارة فيما يخص عمل المتابعة (الأمن الجامعي ) وتنفيذها وتعميمها على الكليات والمعاهد .
  • متابعة توجيهات السيد رئيس الجامعة وتعليماته وتنفيذها فيما يخص عمل المتابعة .
  • المشاركة في حفظ الأمن والنظام داخل الحرم الجامعي .
  • متابعة تكليف مسؤولي  المتابعة للكليات والمعاهد ومتابعة أعمالهم .
  • الزيارات الميدانية لوحدات وشعب المتابعة في الكليات والمعاهد .
  • التعاون والتنسيق مع قوة الحماية و القوات الأمنية المسؤولة عن حماية المنطقة لزيادة التحصين الأمني
  • مفاتحة الجهات العسكرية لتأمين الحماية للجنة استلام رواتب الموظفين شهريا.
  • المشاركة في الاجتماعات الدورية التي تعقد لمسؤولي المتابعة  لمناقشة المستجدات الخاصة بعملهم .
  • متابعة الحماية اللازمة للاحتفالات والمعارض والمؤتمرات العلمية وتأمينها .
  • متابعة خفر الدفاع المدني في الكليات والمعاهد لغرض القيام بواجباته.
  • التنسيق مع مدير الأقسام الداخلية بشأن مفاتحة المراجع لتأمين الحماية اللازمـة للأقسامالداخلية .
  • متابعة الشكاوى الخاصة بالموظفين والمراجعين والطلبة .
  • تنفيذ تعليمات القسم فيما يخص الاجراءات الخاصة بألاعتقالات والاغتيالات والاختطاف والحوادث الارهابية ورفع المواقف .
  • المساهمة مع مدير القسم في حل المشاكل التي تحصل بين المراجعين والموظفين اثناء الدوام الرسمي ومتابعتها ورفع التقارير عنها .
  • متابعة قيام أفراد المتابعة النهارية والليلية بواجباتهم بشكل جيد .
  • متابعة تشغيل منظومات المراقبة الالكترونية ( الكاميرات ) .
  • تأمين الاتصال مع الجهات الأمنية المتعـددة والتعـاون في مجــال المعلومـات وغير ذلك من الأعمال الأخرى .
  • اصدار التخاويل الخاصة بتسهيل دخول المواد المختلفة وخروجها من والى رئاسة الجامعة بالتنسيق مع قوة حماية المنشات.
  • اصدار الباجات الخاصة بدخول عجلات المنتسبين والطلبة الذين يعانون من الحالات المرضية الشديدة.

مسؤول شعبة المتابعة

المهام والواجبات :

  • المشاركة في حفظ الأمن والنظام داخل الحرم الجامعي .
  • متابعة تكليف مسؤولي  المتابعة للكليات والمعاهد ومتابعة أعمالهم .
  • الزيارات الميدانية لوحدات المتابعة وشعبها في الكليات والمعاهد .
  • التعاون والتنسيق مع قوة الحماية و القوات الأمنية المسؤولة عن حماية المنطقة لزيادة التحصين الأمني.
  • متابعة الشكاوى الخاصة بالموظفين والمراجعين والطلبة .
  • تنفيذ تعليمات القسم فيما يخص الاجراءات الخاصة بألاعتقالات والاغتيالات والاختطاف والحوادث الارهابية ورفع المواقف .
  • المشاركة مع مدير القسم في حل ومتابعة المشاكل التي تحصل بين المراجعين والموظفين اثناء الدوام الرسمي ورفع التقارير عنها .
  • متابعة قيام أفراد المتابعة النهارية والليلية بواجباتهم بشكل جيد .
  • متابعة تشغيل منظومات المراقبة الالكترونية ( الكاميرات ) .

شعبة الحرس الجامعي

المهام والواجبات :

  • متابعة توجيهات رئيس الجامعة ومدير القسم والعمل بموجبها .
  • العمل على حفظ الأمن والنظام داخل الحرم الجامعي بالتنسيق مع مدير القسم .
  • التعاون والتنسيق مع قوة الحماية والقوات الأمنية المسؤولة عن حماية المنطقة.
  • متابعة عمل الاستعلامات الخارجية والداخلية واستقبال الضيوف .
  • متابعة عمل الحراسات الصباحية والمسائية .
  • التواجد خلال العطل وبعد الدوام الرسمي .
  • التأكد من عدم دخول السيارات غير المسموح بدخولها .
  • متابعة جميع مفاصل الجامعة وأجراء تفتيش صباحي قبل بدأ الدوام الرسمي وبعده .
  • تأمين الحماية اللازمة للمؤتمرات والاحتفالات والاجتماعات .
  • تحديد عناصر للدورية الداخلية لرصد الحالات المشبوهة والمريبة والتبليغ عنه .
  • متابعة تحصين الاسيجة الخارجية وتقليل المنافذ .

مسؤول شعبة الهويات

المهام والواجبات :

  • طبع الهويات لمنتسبي ديوان الجامعة والكليات والمعاهد كافة .
  • فتح السجلات الخاصة بالاستلام والتسليم .
  • فتح اضبارة خاصة لتخاويل استلام الهويات على أن تتجدد سنويا ً .
  • الالتزام بضوابط استلام الهويات وإصدارها وتسليمها .
  • فتح اضبارة للهويات المنتهية النفاذ .
  • أكمال محضر أتلاف الهويات النافذة والتالفة بين الحين والأخر .
  • أجراء التدقيق على معاملة اصدار الهوية قبل استلامها .

مسؤول شعبة الاستعلامات

المهام والواجبات :

  • استقبال المراجعين من المنتسبين والخارجيين بكل احترام ورحابة صدر واستخدام  المخاطبات الرسمية والشفافية عند التعامل .
  • فتح السجلات الخاصة بالمراجعين وادامتها بشكل يومي .
  • فتح السجلات الخاصة بالأمانات وادامتها بشكل يومي.
  • فتح السجلات الخاصة بدخول السيارات وادامتها بشكل يومي.
  • فتح السجلات الخاصة بخروج المواد من الدائرة لمتابعة أعادتها .
  • تسليم المراجع باج الدخول ومراجعة أقسام الجامعة  .
  • عدم السماح بإدخال الحقائب الكبيرة وغيرها وإنما تسلم إلى الأمانات .
  • استــلام الســلاح وعـدم السمــاح بإدخال الأسلحـة لأي جهـة كانت كون الحرم الجامعي أمن وتسجيلها في السجل المختص المتضمن للمعلومات كافة .
  • متابعــة خــروج المواد من قبـل الموظفين لإغراض التصليــح وغيرها بعد التأكد من وجود تخويل من قبل الشخص المسؤول بذلك .
  • تسهيل انسيابية دخول الموظفين والمراجعين وخروجهم .
  • تسهيل مهمة المراجع والإجابة عن استفساراتهم بالتنسيق مع الأقسام المعنية .
  • التأكد من خلو الدائرة من آخر مراجع قبل مغادرة الاستعلامات .
  • تفتيش الطلبة والطالبات والمراجعين الداخلين الى الحرم الجامعي.